HOWTO: Add New Patient (ES-LA)

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LibreHealth EHR Agregar Nuevo Paciente

Introducción

Esta guía lo asistirá paso a paso en el proceso de crear un nuevo registro de paciente en LibreHealth EHR.

Crear un nuevo paciente es un proceso sencillo en sus pasos generales, pero la información específica que se ingrese dependerá de los requerimiento de su centro. El resumen de los pasos generales es el siguiente:
1. Los datos identificativos requeridos son ingresados.
2. El registro del paciente es creado.
3. Una vez que el registro existe, se pueden agregar datos demográficos e históricos adicionales.

En esta guía presentaremos los pasos para agregar todos los datos demográficos e históricos de una vez, incluyendo documentos escaneados, como documentos de identificación o información clínica de fuentes externas, tales como resultados de análisis.


Virginia Balseiro, Candidata a Interna de Documentación de LibreHealth EHR, 3 de Noviembre de 2018.

Pasos

Agregar un Nuevo Paciente

1. Ingrese a su cuenta de LibreHealth EHR. En este ejemplo, ingresaremos como usuario administrativo.
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2. Abra el menú Paciente/Cliente, y allí seleccione Agregar Nuevo/Buscar.
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3. Ingrese los datos del paciente. Los valores requeridos para un nueva paciente son los elementos en rojo: nombre (NAME), sexo, y fecha de nacimiento. Si su centro requiere otros criterios mínimos, ellos aparecerán en rojo.
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4. La fecha de nacimiento y la mayor parte de las fechas en el sistema EHR son ingresadas a través de una ventana de calendario que funciona de la siguiente forma: busque el año que quiere seleccionar, avance o retrase los meses, y seleccione la fecha.
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5. Marque la casilla de selección para abrir el siguiente grupo. El siguiente grupo es Contactos (Contacts).
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6. Aquí puede ingresar información de contacto para el paciente.
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7. El siguiente grupo es Privacidad (Privacy). Aquí puede ingresar las preferencias de privacidad del paciente. Mucho de los elementos de este y los siguiente grupos son datos protegidos por HIPAA.
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8. El siguiente grupo es Empleador. Aquí puede ingresar información sobre el empleador del paciente.
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9. El próximo grupo es Estadísticas Sociales, el cual contiene más información protegida por HIPAA.
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10. El siguiente grupo es Seguro. Los menús desplegables en esta página están determinados por la lista de compañías de seguros aceptadas por el centro, y aquellas ingresadas durante la instalación del centro. Los campos en rojo son requeridos, pero sólo si indica que el paciente tiene seguro. Si no lo tiene, no generará una alerta de datos requeridos. Sin embargo, si ingresa información sobre seguros, necesitará rellenas los campos en rojo. El sistema acepta proveedor de seguros primario, secundario y terciario.
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11. Una vez que haya completado el formulario, haga clic en Crear paciente nuevo al final de la página.
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12. Se abrirá una búsqueda de duplicados. Revise que su paciente no está en los resultados, y haga clic en Confirmar.
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13. Se abrirá el nuevo registro de paciente. En este punto, el único elemento que debe contener información en el registro es Datos Demográficos.
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Cada vez que reciba información externa del paciente, puede escanearlo y subirlo al EHR, y luego agregarlo al registro del paciente. A continuación, exploraremos como realizar esta acción desde la pantalla resumen del paciente.

Agregar Información al Registro del Paciente

Entre los enlaces debajo del nombre del paciente, encontramos algunos que son relevantes para este procedimiento:

• Documentos, donde podemos subir los documentos de un paciente, como un documento de identidad. • Historial cubre la historia familiar del paciente e información sobre su estilo de vida • Incidencias abre una pantalla conteniendo la historia médica del paciente, incluyendo alergias, cirugías, medicamentos, etc.
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El control de permisos predeterminado de LibreHealth para la oficina central normalmente no permite el acceso al Historial o los Problemas. Esas secciones están reservadas para los médicos y proveedores. Si la política de su centro es diferente, un administrador de LibreHealth puede agregar permisos para acceder a la historia médica a cualquier grupo de usuarios.


Documentos

1. En la pantalla de resumen del paciente, haga clic en Documentos.
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2. Seleccione de la lista el tipo de documento.
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3. Esta lista de categorías de documentos puede ser ajustada por un administrador a las categorías que necesita cada centro. Una vez que haya elegido el tipo de documento que desea subir, aparecerá una nueva pantalla a la derecha.
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4. Haga clic en Elegir Archivos (Choose Files) para abrir una ventana de diálogo donde podrá ubicar el archivo en su computadora.
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5. Haga clic en Subir para efectivamente subir el archivo al registro del paciente. La casilla de selección debajo (con la leyenda “Download document template for this patient and visit“) solo aplica al botón Fetch, no al botón Subir.
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6. Una vez que haya subido los documentos del paciente, puede fijarse en el resumen si han sido efectivamente agregados al registro del paciente. En este ejemplo, hemos subido un documento de identificación (Tarjeta ID/Fotografías). Cuando vamos al resumen, vemos que la identificación ha sido subida.
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Así es como ingresamos datos demográficos y documentos externos del paciente a su registro médico. Veamos los otros elementos del resumen del paciente a continuación, donde ingresaremos el resto de los datos históricos.


Historial

1. Haga clic en el enlace Historial, y verá las pestañas de los diferentes tipos de información histórica que pueden almacenarse aquí. Note que los contenidos de estas pestañas y pantallas históricas pueden ser ajustadas por un administrador en el módulo Disposición, pero estas son las que están presentes por defecto.
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2. Para agregar información, haga clic en Editar.
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3. En General, verá una lista rápida de las condiciones que el paciente puede tener o haber tenido en el pasado, con los exámenes y análisis que han sido realizados, y un área de texto libre para agregar notas.
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4. En Historial Familiar puede ingresar problemas de salud de los diferentes miembros de la familia, con códigos de diagnóstico si estuviesen disponibles.
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5. Luego de ingresar una condición, haga clic en la casilla Código de Diagnóstico y aparecerá una ventana de diálogo. Ingrese un indicador parcial de código o texto libre, haga clic en Buscar, y obtendrá el código para esta condición.
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6. Seleccione la condición de la lista de resultados y el código será ingresado en el formulario.
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7. Familiares es la familia extendida. Simplemente ingrese qué miembro de la familia tiene cuál condición.
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8. Es estilo de vida, puede ingresar información sobre los hábitos del paciente. Para tabaquismo, por ejemplo, puede ingresar qué forma de tabaco el paciente consume (cigarrillos, tabaco de liar, etc), la frecuencia, y el estado actual del factor de estilo de vida (si es actual, si el paciente lo ha dejado, etc), la fecha de cesación, etc.
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9. La pestaña Otros es una pantalla genérica, la cual es útil en caso de querer ingresar información personalizada, por ejemplo, ingresar un factor de estilo de vida que no sea mencionado en otras secciones.
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10. Una vez que haya terminado, haga clic en Guardar.
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Incidencias

Acceder a la pantalla de Incidencias

Hay dos formas de acceder a las Incidencias de un paciente:

1. -Haciendo clic en el botón Editar de cada uno, en la página Resumen del paciente:
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2. Haciendo clic en el enlace Incidencias debajo del nombre del paciente:
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Esto nos llevará a la página de Incidencias, donde podremos agregar cualquiera de las incidencias de la lista.
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Agregar una nueva incidencia

A continuación veremos el procedimiento para agregar un nuevo problema. En este ejemplo, agregaremos un nuevo problema médico.

1. Haga clic en Añadir.
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2. Se abrirá un panel de ingreso de incidencias, algunas están preingresadas. Puede seleccionar una de las opciones preingresadas, o escribir el título del problema manualmente. Si algún código de incidencias activas ya ha sido ingresado, éste aparecerá en el código de activación.
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3. Si necesita un código para este problema en particular, puede hacer clic en Codificación, escribir un texto parcial, buscar, y seleccionar el código.
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4. Seleccione la fecha de inicio con la ventana de calendario. Si es un problema actual, deje la fecha de finalización vacía.
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5. Hay varios campos que puede llenar en este panel:

• Severidad del evento (Severity): puede elegir desde Menor a Fatal.
• “Derivado por” es donde puede ingresar el nombre del médico referente, en caso de que el paciente haya sido derivado.
• Comentarios es un campo de texto libre.
• “Resultado” es un estado entre Resuelto y Pendiente. Si no está resuelto, no elija un resultado.
• Destino es donde puede ingresar información relevante en caso de que el paciente haya sido derivado a un especialista, etc.
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6. Luego de llenar estos campos, haga clic en Guardar.
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Cada uno de los paneles de ingreso de incidencias tiene una organización similar, la única diferencia es la lista de incidencias preingresadas.


El resto de las incidencias pueden ser ingresadas de la misma forma. Con respecto a los medicamentos, si los agregamos dentro de Incidencias, significa que el medicamento en si mismo es una incidencia del tratamiento, y no que sean medicamentos actuales. Los medicamentos son agregados en otro proceso diferente.


7. Si una incidencia ha sido resuelta, abra el problema desde la pantalla de problemas.
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8. Seleccione Resultado Resuelto.
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9. Ingrese la fecha de resolución y haga clic en Guardar.
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10. Vuelva a la pantalla Resumen para verificar que las incidencias se muestran allí.
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Ese es el procedimiento completo para crear un nuevo registro de paciente e ingresar su historial.

Resumen

En esta guía, revisamos los pasos necesarios para agregar un nuevo registro de paciente, y actualizando con nueva información, como por ejemplo documentos, problemas médicos, e información familiar, en un momento posterior.

Esperamos que esta guía le haya sido de ayuda, y que tenga una mejor comprensión de cómo trabajar con estas características de LibreHealth EHR.

En caso de que tenga dudas, le recomendamos visitar la comunidad de LibreHealth en los Foros de LibreHealth, donde podrá ponerse en contacto tanto con los desarrolladores, como con otros usuarios que podrán asistirlo.



NOTE: the contents of this documentation is the responsibility of the author.
If you have any questions please contact: Virginia Balseiro at virginiabalseiro@gmail.com
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