LibreHealth EHR Encounters (RO)

From LibreHealth EHR Wiki
Jump to: navigation, search

Vizita

Introducere

Scopul acestui document este acela de a crea o intalnire generica in cadrul sistemului electronic de inregistrari medicale LibreHealth si de a prezenta elementele de baza ale fluxului de lucru.


Vom crea un scenariu care foloseste permisiunile de acces implicite pentru diferitele roluri ale personalului.


In acest document, intalnirile ar putea fi numite vizite pacient.


Vom vedea modul in care Receptia si Statia Asistentelor medicale opereaza. De asemenea, vom urmari modul in care medicii creaza note si comenzi si vom vedea maniera in care acestea sunt urmarite.


Ulterior, ne vom uita la Raportul final pentru a vedea cum sistemul LibreHealth EHR urmareste fiecare pas in cadrul vizitei pacientului.


Nota: Numele pacientului si ale membrilor personalului si oricare alte date pe care le veti

vedea, sunt complet fictive.


Toni Shortsleeve, Intern Documentatie LibreHealth, 22 Iulie, 2018.

Tradusa de Ana Dolocan, Aplicant Documentatie LibreHealth EHR, 29 Octombrie, 2018.


Vizita - Fluxul de lucru

Birourile doctorilor difera foarte mult in ceea ce priveste sarcinile care apar si persoanele carora le sunt adresate si permise aceste sarcini.


In mod implicit, in LibreHealth EHR, un clinician cum ar fi un LPN nu va avea permisiunea de a edita ordinele de medicamente, ori de a vedea oricare alte note cu privire la intalnirile membrilor personalului. Ca si in acest caz, cei cu privilegii de acces administrativ pot acorda permisiunea LPN-ului de a accesa aceste arii.


Fluxul de nivel inalt al aceste intalniri este dupa cum urmeaza:


  1. Receptionistul verifica pacientul si atribuie o sala de examinare;
  2. Clinicianul verifica Semnele Vitale;
  3. Un membru al personalului certificat de medicamente - sau LPN - administreaza medicamentul si documenteaza activitatea;
  4. Furnizorul medical comanda medicamente;
  5. Furnizorul medical efectueaza o Revizuire a Sistemelor, documenteaza vizita cu o nota SOAP si inregistreaza serviciile din foaia de taxe;
  6. Receptia face o plata si verifica pacientul din intalnire;
  7. Managerul facilitatii sau Administratorul revizuieste raportul Flow Board-ului.


Responsabilitatea si Auditul LibreHealth implica activitati asociate cu utilizatorul care este conectat la computerul in care se desfasoara activitatea. Este cel mai convenabil ca fiecare participant in fluxul de lucru sa aiba propriul computer conectat la sistemul EHR unde fiecare isi desfasoara activitatea.


Cu toate acestea, daca membrii personalului impartasesc un computer, acestia trebuie sa invete sa se logheze in LibreHealth, sa-si faca munca si apoi sa se deconecteze. Acest lucru permite computer-ului sa lase urmatoarea persoana sa se conecteze, sa isi desfasoare activitatea si ulterior sa se deconecteze.


Vom incepe cu sosirea pacientului.


Sosirea Pacientului

Tina Chan este membru al personalului Front Office din cadrul South West Practice.

Ea este conectata la LibreHealth EHR.


Enc-Adolocan-RO-tina chan.png


Tina are Calendarul si Flow Board-ul deschise pentru evenimentele de astazi. Trecerea cu mouse-ul peste numele pacientului din calendar arata ca intalnirea de la ora 9:00 este un pacient nou. Cunoscand acest lucru, Tina poate sa pregatească documentele initiale.



Enc-Adolocan-RO-calendar flow board.png


Sara Johnson ajunge mai devreme, asa ca poate completa documentele pentru noul pacient. Dupa ce Tina ii da pacientului documentele, ea va selecta Status (*Reminder Done) pentru pacientul din Flow Board. Aceasta va deschide un nou ecran.


Enc-Adolocan-RO-patient flow board.png



Prin selectarea Reminder done in coloana Status, un meniu de Schimbare a Statusului se va deschide.


Enc-Adolocan-RO-change status.png


Tina selecteaza @Ajuns pentru a arata faptul ca pacientul a ajuns.

Multe dintre aceste optiuni sunt implicite in EHR LibreHealth. Acestea pot fi modificate pentru a va satisface nevoile de practica si pot spune ceva diferit in sistemul dumneavoastra.



Enc-Adolocan-RO-status changed.png


Tina poate acum sa aleaga o Sala de Examinare disponibila. Ea a ales Room 2 (Sala 2).



Enc-Adolocan-RO-room 2.png


Flow Board-ul a fost actualizat pentru a reflecta statusul curent ca fiind Ajuns, in Sala 2.


Fiecare Furnizor medical poate vedea doar propriile intalniri. Cu toate acestea, personalul Front Office vede toate informatiile furnizorului medical de pe Flow Board.



Enc-Adolocan-RO-status arrived.png


Pacientul este dus pe hol in statia de asistenta medicala si salutat de Dana Evans, LPN.


Enc-Adolocan-RO-dana evans.png


Patient Vitals (Semnele vitale ale pacientului)

Dana trebuie sa dea clic pe numele pacientului din Patient Finder (Gaseste Pacient). Acesta va deschide Fisa Pacientului.


Observati ca sunt patru pacienti cu numele de familie Johnson. Acestia sunt cu totii pacienti ai South West Practice.


Fiti atenti cand alegeti pacientul real din Patient Finder (Gaseste Pacient). Asigurati-va ca atat numele complet, cat si data nasterii se potrivesc.



Enc-Adolocan-RO-patient finder johnson.png


Dana a deschis fisa pacientului. Fiecare programare are propria Vizita Noua. Lista vechilor intalniri este acolo in cazul in care aveti nevoie sa va uitati la ele.


Dana va alege sa creeze si salveze o Vizita Noua. Aceasta va deschide un nou ecran de Vizita noua.



Enc-Adolocan-RO-new encounter.png


Din meniul Vizitei, Dana va da clic pe Clinic. Din meniul vertical Clinic, Dana va selecta apoi Vitale.


Acesta va deschide ecranul Vitale si ii va permite sa adauge vitalele pacientului in Formularul Vizitei.


Enc-Adolocan-RO-clinic vitale.png


Dana va adauga informatiile vitale si va selecta Save Form (Salveaza Formular).


Enc-Adolocan-RO-vitale added.png



Formularul de intalnire prezinta acum semnele vitale ale pacientului la inceputul acestei vizite.


Enc-Adolocan-RO-vitale at the beggining.png


Daca Dana face altceva, cum ar fi sa ia declaratia unui pacient, atunci Dana ar putea crea si o nota SOAP.


Odata ce intrarile din diagrama sunt complete, Dana ar trebui sa le semneze digital. Aceasta le blocheaza pentru a impiedica modificarea.


Dana va alege butonul Semneaza electronic si va vedea noul pop-up.



Enc-Adolocan-RO-esign soap.png


Dana va adauga parola si apoi va selecta butonul de autentificare.


Enc-Adolocan-RO-add pass phrase.png


Sectiunea Vitale a Formularului Vizitei este acum semnat, datat si inchis.


Enc-Adolocan-RO-esign by dana .png



Dana revine la Flow Board si schimba statusul in < In camera de examinare. Aceasta ii va permite Furnizorului medical sa stie ca pacientul este pregatit pentru a fi vazut.



Enc-Adolocan-RO-change status-InRm.png


Apoi Dana insoteste pacientul catre Sala de examinare - Room 2.


Flow Board-ul arata acum ca Pacientul este in sala de examinare.



Enc-Adolocan-RO-in exam room.png


Examinarea Pacientului

Dr. Apgar sta in fata computer-ului in Sala de Examinare 2 cu fisa pacientului deschisa.


Enc-Adolocan-RO-vapagar.png


Revizuiri ale Sistemului

Dr. Apgar va efectua o Revizuire a Sistemelor.


In meniul Rezumat pentru intalniri, ea va alege grupul de meniuri Clinic.


Din meniul vertical al Clinic, ea va alege Revizuri ale systemului (Revizurile sistemului).


Enc-Adolocan-RO-review of system.png


Aceasta va aduce un nou ecran care va evalua diferitele aspecte ale situatiei curente a pacientului.


Enc-Adolocan-RO-review of systems menu.png


Ulterior trebuie sa selectati Salveaza Formularul pentru ca acesta sa fie salvate.



Enc-Adolocan-RO-save form.png



Odata ce formularul pentru Revizuriea sistemului a fost salvat, va fi vizibil in Formularul Vizitei.


Enc-Adolocan-RO-system review saved.png


SOAP

In timpul examinarii, pacientul s-a plans de dureri de spate.


Dr. Apgar va crea o Nota SOAP facand clic pe formularul Clinic din meniul Vizitei.


Apoi ea va da clic pe formularul SOAP din lista verticala.


Aceasta va deschide ecranul Note SOAP.


Enc-Adolocan-RO-soap dr apgar.png


Subiectib (Subiectiv) este ceea ce spune pacientul.


Objective (Obiectiv) reprezinta observatiile practicantului din timpul vizitei.


Evaluare este declaratia furnizorului medical cu privire la ceea ce este problema.


Plan este ceea ce furnizorul medical vrea sa faca in ceea ce priveste aceasta situatie - mentioneaza oricare medicatie pentru a fi comandata, ori alte actiuni care sa urmeze.



Enc-Adolocan-RO-add soap.png


Amintiti-va sa dati clic intotdeauna pe butonul “Salveaza formularul”.


Foaia de taxe

Dr. Apgar va documenta vizita din motive de facturare.


Din meniul Vizitei, ea va da clic pe Administrative (Administrativ).


Din meniul vertical Administrative, va da clic pe Foaia de taxe.



Enc-Adolocan-RO-fee sheet.png


Sara Johnson este un Pacient Nou, asa ca Dr. Apgar va da clic pe Detailed (Detaliat) din alegerile meniului vertical al Pacient Nou.


Observati ca Type Code (Tipul Codului) a adaugat in mod automat codul CPT4 asociat cu un pacient nou.


Enc-Adolocan-RO-detailed.png



Dr. Apgar va introduce pretul pentru aceasta vizita. Apoi va alege sa caute codul ICD10 Diagnostic pentru dureri de spate.


Enc-Adolocan-RO-search for low back pain.png


Dr. Apgar va alege meniul vertical al rezultatelor cautarii codului IDC10 al M54.5 pentru dureri de spate scazute.


Aceasta va lasa codul IDC10 pe foaia de taxe.


Enc-Adolocan-RO-search result.png



Acest lucru va justifica vizita in scopuri de asigurare sau facturare externe.


Enc-Adolocan-RO-justify.png


Acum Dr. Apgar poate salva Foaia de taxe.


Enc-Adolocan-RO-save fee sheet.png


Status Change (Schimba statusul)

Acum ca Dr. Apgar a finalizat vizita, este necesar sa actualizeze Flow Board-ul pentru a sti ca este inca un lucru de facut inainte ca pacientul sa plece.


Ea va schimba statusul curent al Flow Board-ul din In Sala de examinare in Requires Action (Necesita Actiune).


Acesta este un Tip de Status personalizat preferat de catre facilitate pentru a comunica faptul ca un alt lucru trebuie facut de catre un alt membru al personalului, ca de exemplu: administrarea medicatiei, inainte ca pacientul sa poata fi Checked Out.



Enc-Adolocan-RO-status requires action.png


Medication

Dana a vazut Flow Board-ul actualizat si stie ca trebuie sa revina asupra Formularului Vizitei pentru a vedea ce anume trebuie facut.



Enc-Adolocan-RO-requires action.png


Dana se intoarce la ecranul Vizitei pentru a vedea comanda medicala in sectiunea Plan a notei SOAP.



Enc-Adolocan-RO-soap notes dana.png


In ecranul Vizita Pacientului, Dana a confirmat faptul ca nicio prescriptie nu a fost inca, completata.


In momentul in care Dana a dat clic pe Editare, un nou ecran pentru Add Prescription (Adauga Prescriptie) s-a deschis.


Enc-Adolocan-RO-prescription.png


Prescription (Prescriptie)

In primul rand, Dana trebuie sa adauge numele medicamentului si sa dea clic pe “Apasa aici pentru a cauta”.


Enc-Adolocan-RO-add prescription.png


Numele comercial va fi afisat in caseta de cautare.


Enc-Adolocan-RO-commercial name drug.png


Alegeti “Select”(Selecteaza) pe numele comercial, iar acel medicament va fi comandat.



Enc-Adolocan-RO-select robaxin.png


Adaugati manual Quantity (Cantitatea), Medical Units (Unitatile Medicale) si informatiile aditionale.



Enc-Adolocan-RO-quantity.png


Bifati caseta de selectare DA pentru a adauga Lista Medicamentului.

Nu vrem un substitut pentru aceasta medicatie.



Enc-Adolocan-RO-add to the list.png


Alegeti sa distribuiti aceasta unitate conform descrierii de mai sus.


Introduceti costul acestei prescriptii.


Alegeti Save and Dispense (Salvare si dispensare).



Enc-Adolocan-RO-add price.png


Un nou ecran va afisa faptul ca prescriptia a fost pregatita.


Enc-Adolocan-RO-addDrug.png


Sarah Johnson are acum o ordine de prescriptie pentru Robaxin in fisa ei de sanatate.



Enc-Adolocan-RO-modify prescription.png





Adauga in Foaia de Taxe

Dana deschide Foaia de Taxe curenta.



Enc-Adolocan-RO-current fee sheet.png


Dana va cauta Serviciu de Procedura pentru injection (injectie).



Enc-Adolocan-RO-CPT4 for injection.png


Acum Dana va cauta codul HCPCS pentru medicatia prescrisa.



Enc-Adolocan-RO-cpcs methocarbamol.png


Foaia de Taxe a fost acum actualizata cu Serviciul de Procedura pentru injectare si cu, codul HCPCS.


Pretul este inclus bazandu-se pe informatiile deja existente in sistem. Daca acest cost nu este in sistem, este nevoie ca el sa fie adaugat in mod manual.


Observati faptul ca, codul NDC nu este necesar pentru pacientii Cash Only (Doar numerar). Este folosit doar in scopul facturarii asigurarii.



Enc-Adolocan-RO-NDC.png


Foaia de Taxe are acum toate informatiile necesare si fiecare cod este justificat pentru acesta procedura ce are codul ICD10.


Nu uitati sa dati clic pe Salveaza.


Enc-Adolocan-RO-save FS.png


Dana ii va da lui Sarah medicatia ceruta. Acum trebuie sa se documenteze faptul ca aceasta s-a intamplat.


Documentation (Documentare)

Intorcandu-se la ecranul Sumarul Pacientului, Dana va extinde fila Prescription (Prescirptie) si va da clic pe numele prescriptiei.


Dand clic pe Edit (Editare), se va re-deschide ecranul Prescriptiei.


Enc-Adolocan-RO-robaxin saved in prescription.png


Dana va de-bifa caseta de selectare Currently Active (Momentan Activa).

In caseta de text Note, Dana va scrie ca nota a fost “data de Dana Evans” si va salva formularul.


Enc-Adolocan-RO-given by dana evans.png


Intorcandu-se la ecranul Sumarul Pacientului, Dana va extinde fila Medications (Medicatii).



Enc-Adolocan-RO-medications.png


Noul ecran de Medicatii arata medicatia curenta comandata. Statusul este Activ si are nevoie sa fie dezactivat intrucat medicatia nu a fost administrata.


Enc-Adolocan-RO-robaxin active.png


Dana va schimba End Date (Data de Incetare) cu data in care medicatia a fost administrata.


Dana va adauga comentariul: data de Dana Evans.


Apoi Dana va schimba Outcome (Rezultatul) in Resolved (Rezolvat).


Intocmai ca si pana acum - amintiti-va sa Salvati ecranul in care sunteti.


Enc-Adolocan-RO-resolved.png


Acum fila Medications arata Statusul ca fiind Resolved si nu mai este Activ.



Enc-Adolocan-RO-not active - resolved.png


Dana va crea o nota SOAP. In sectiunea Plan, ea va documenta actiunile sale.


Enc-Adolocan-RO-soap documentation.png


Dana se va intoarce la Flow Board si va selecta Chart Pulled (Fisa Retrasa) si va indeparta numarul Salii (Room) din lista.



Enc-Adolocan-RO-chart pulled.png


Dana va conduce apoi pacientul inapoi la Tina de la Receptie.


Enc-Adolocan-RO-chart pulled change.png


Checkout (Verifica cos de produse)

Tina va da clic pe menul de Taxe din meniul principal pentru acesta Vizita.

In meniul vertical Taxe, ea va selecta Verifica cos de produse.



Enc-Adolocan-RO-checkout.png


Aceasta va deschide Cosul de Produse al Pacientului pentru Sarah Johnson.

Toate taxele au fost duse in Ecranul Verifica cos de produse.


Amount Paid (Suma Platita) este implicita, ca suma totala care trebuie platita integral. Asigurati-va ca veti schimba asta daca va fi doar o plata partiala.


Enc-Adolocan-RO-amount paid.png


The Payment Method of Cash (Metoda de plata Numerar) este metoda preferata de plata pentru multe clinici bazate pe numerar.


Daca plata este facuta prin cec, atunci selectati Check Payment din meniul de selectare a metodei de plata si adaugati numarul cecului in caseta de text.


Enc-Adolocan-RO-payment method.png


Acum chitanta poate fi printata in forma in care este.


Enc-Adolocan-RO-check out not detailed.png


Chitanta poate, de asemenea, sa arate detaliile taxelor pentru a include injectia.


Enc-Adolocan-RO-check out detailed.png


Acum Tina poate folosi Flow Board-ul pentru a schimba statusul in Verificat (Checked out).



Enc-Adolocan-RO-flowboard to check out.png



Tina poate, de asemenea, sa foloseasca, calendarul pentru a schimba Statusul. Cu toate acestea, Flow Board-ul este preferat in schimbarea statusului.


Enc-Adolocan-RO-calendar to change status.png


Raportul Flow Board

Flow Board-ul este de un real ajutor pentru membrii personalului pentru a comunica unde se afla pacientul in programare. De asemenea, Flow Board-ul genereaza un raport pentru datele colectate in vederea asistarii in cazul monitorizarii performantei t practicii si in cazul altor utilizari.


Acest raport poate fi rulat zilnic, saptamanal, ori lunar, depinzand de nevoile practicii. De obicei, acesta este rulat de managerul ori administratorul facilitatii.


Pentru scopul acestui document, Facility Manager (Managerul Facilitatii) va rula raportul acestui pacient in apropierea sfarsitului zilei.



Enc-Adolocan-RO-facility manager.png


Din meniul de sus, Managerul Facilitatii va da clic pe Rapoarte.


Din meniul vertical Rapoarte, ea va alege sub-meniul Vizite.


Din meniul vertical Vizite, ea va alege Patient Flow Board (Flow Board-ul Pacientului).


Acesta va deschide un nou ecran.



Enc-Adolocan-RO-reports flow board.png


Ea va alege South West Practice ca si Facilitate (Unitate) si Dr. Apgar ca si Furnizor Medical.


Enc-Adolocan-RO-submit.png



From date (Data de la care) reprezinta data vizitei. La poate fi urmatoarea zi pentru asigurarea faptului ca toate informatiile sunt vazute.


Dand clic pe Submit (Inregistrare) va arata o lista verticala de pacienti care se incadreaza in parametrii alesi.


Enc-Adolocan-RO-patient flow board report not detailed.png


Bifati caseta de selectare Show Details (Arata Detalii) si dati clic pe Submit.



Enc-Adolocan-RO-show details submit.png


Ulterior, facand aceste lucruri, veti vedea tot flow-ul vizitei.


Enc-Adolocan-RO-final report.png


Acum avem raportul Flow Board detaliat pentru vizita.


Putem vedea timpul in care s-a petrecut fiecare schimbare a statusului si cat de mult timp s-a petrecut in fiecare segment al vizitei pacientului.


Rezumat

Am cunoscut membrii personalului din cadrul South West Practice.


Am urmat un pacient de la sosire la checkout si am vazut cum medicul, asistenta medicala si biroul de lucru lucreaza impreuna cu pacientul si am vazut cum arata LibreHealth EHR Flow Board si raporteaza intreaga intalnire.


Va rugam sa consultati documentatia wiki LibreHealth EHR disponibila pentru mai multe instructiuni cu privire la maniera in care pot fi facute mai multe activitati in cadrul LibreHealth EHR.


Speram ca acest ghid a fost util in pregatirea intalnirilor viitoare.



NOTE: the content of this documentation is the responsibility of the author.
If you have any questions please contact: Ana Dolocan, at anadolocan@gmail.com
And please explore the LibreHealthEHR community in the LibreHealth EHR forum: https://forums.librehealth.io/