LibreHealth EHR Encounters (FR)

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Les rencontres de l’application LibreHealth EHR

Introduction

Ce document a pour but de créer une rencontre générique au sein de l’application LibreHealth EHR (LHEHR) et de présenter la chaine de travail de base.


Nous allons créer un scénario très simple qui utilise les autorisations d'accès par défaut pour les différents rôles du personnel médicaux. Dans ce document, les rencontres peuvent être appelées visites ou visites médicaux.


Nous verrons comment la réception et le poste d’infirmière fonctionnent. Nous suivrons également le médecin dans la création des notes et des ordres et verrons comment ils sont suivis.


Nous examinerons ensuite le rapport final pour voir comment l’application LHEHR suit chaque étape de la visite du patient.


Notez que tous les noms des patients et du personnel, ainsi que toutes les données qui sont utilisés sont fictifs.


Toni Shortsleeve, stagiaire en documentation LibreHealth, le 22 juillet 2018


Traduire par : Ytembe Dankam Therese, candidat stagiaire en documentation LHEHR, le 9 novembre 2018


Procédure

La chaine du travail

Les cabinets de médecin varient largement dans les tâches qui se produisent et les diffèrent rôles.


Par défaut, dans l’application LHEHR, un clinicien tel qu'une LPN ne sera pas autorisé à modifier les ordonnances de médicaments ni à consulter les notes des autres membres du personnel. Comme dans ce cas, ceux qui disposent d'un privilège administratif peuvent donner à LPN la permission d'accéder à ces zones.


La chaine de travail de cette rencontre est le suivant:

  1. L’arrivée du patient – La réception enregistre le patient dans le system.


  1. Signe vitaux - Le clinicien prend les signes vitaux du patient.


  1. Examen - Le prestataire médical effectue un examen.
  2. Médication : L’ordonnance du médecin est administrée et documentée par un LPN qualifié.
  3. La sortie - Le patient passe à la caisse et la fin de la visite est enregistrée par la réception.
  4. Rapport de Flow Board - L'administrateur examine le rapport de la chaine du travail.



Les fonctions de responsabilité et d’audit de LHEHR associent les activités à l’utilisateur connecté à l’ordinateur sur lequel l’activité a lieu. Il est très pratique pour chaque participant à la chaine de travail d’avoir son propre ordinateur connecté au système de DSE où il effectue son travail.

Cependant, si les membres du personnel partagent un ordinateur, ils doivent absolument apprendre à se connecter à LHEHR, à faire leur travail puis à se déconnecter. Cela laisse l'ordinateur à la prochaine personne pour qu'elle puisse se connecter, faire son travail et se déconnecter.


  1. L’arrivée du Patient



Jane Kameni fait partie des réceptionnistes de South West Practice. Elle est connecte sur l’application LHEHR.


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Jane a ouvert l’agenda et le Flow Board pour les évènements d’aujourd’hui. En survolant sur le nom du patient sur l’agenda indique que le rendez-vous de 13h00 est un nouveau patient. Sachant cela, elle peut préparer les documents initiaux.


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Gautner Andrew arrive quelques minutes plus tôt afin de pouvoir remplir les dossiers de nouveau patient. Une fois que Jane aura remis les documents au patient, elle cliquera sur le statut (* Reminder done) du patient dans le Flow Board. Cela ouvrira un nouvel écran.



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Jane sélectionnera l’option « Arrived » du menu déroulant « Status Type » pour indiquer que le patient est arrivé.



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Un bon nombre de ces options sont définis par défaut dans l’application LHEHR. Ils peuvent être modifiés selon vos besoins et peuvent aussi indiquer quelque chose de diffèrent dans votre clinique.


Jane peut maintenant choisir une salle d'examen disponible. Elle a choisi « Room 2 » du menu déroulant « Exam Room Number ». Puis elle cliquera sur le bouton « Save » pour effectuer les modifications.


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Le Flow Board a été mis à jour pour indiquer le statut actuel « Arrived », dans « Room 2 ».


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Chaque prestataire médical ne peut voir que ses propres rendez-vous. Cependant, les réceptionnistes peuvent voir toutes les rendez-vous des prestataires sur le Flow Board.


Le patient est conduit au poste d’infirmière et accueilli par Lucy Sop, infirmière auxiliaire autorisée.


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  1. Signes vitaux du patient


Lucy doit cliquer sur le nom du patient dans Recherche du patient. Cela ouvrira le dossier du patient.

Soyez prudent lorsque vous choisissez le patient réel dans le Finder Patient. Assurez-vous que le nom et la date de naissance correspondent.


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Lucy a ouvert le dossier du patient. Chaque rendez-vous a sa propre nouvelle rencontre. La liste des rencontres passées est là au cas où vous auriez besoin de les regarder.


Lucy choisira de créer et de sauvegarder une nouvelle rencontre. Cela ouvrira un nouvel écran de rencontre.



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.

Du menu Rencontre, Lucy choisira « Vitaux » en cliquant sur le menu déroulant « Clinique ».


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Cela ouvrira l’écran « Vitaux » et lui permettra d’ajouter les signes vitaux de le patient au formulaire de rencontre.


Lucy entra les signes vitaux du patient et choisira de les sauvegarder en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ».


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Le formulaire de rencontre montre maintenant les signes vitaux du patient.



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Si Lucy fait autre chose, comme prendre la déclaration d'un patient, elle peut également créer une note SOAP.


Une fois les entrées du tableau terminées, elle doit les signer numériquement. Cela les verrouille pour empêcher toute modification.


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Lucy choisira le bouton « eSign » et une nouvelle fenêtre contextuelle apparaitra. Elle entrera son mot de passe puis cliquer sur le bouton « Signer ».


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La section Vitaux du formulaire de rencontre est maintenant signée, datée et verrouillée.


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Lucy reviendra dans le Flow Board et changera le statut a « < En salle d’examen ». Cela permettra au prestataire médical de savoir que le patient est prêt à être reçu.


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Le Flow Board indique maintenant que le patient est dans la salle d'examen.


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Lucy accompagnera le patient jusqu'à la salle d’examen 2.


  1. Examen du patient


Le Médecin, pour ce scenario Admin, est assis devant l'ordinateur dans la salle d'examen 2 avec le dossier du patient ouvert.



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Revue des systèmes

Le médecin procédera à une revue des systèmes.

Du menu Rencontre, il cliquera sur le menu déroulant « Clinique » et choisira « Revue des systèmes ».





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Cela fera apparaître un nouvel écran qui permettra le médecin a évalué les divers aspects de la situation actuelle du patient. Puis il cliquera sur le bouton « Sauvegarder » pour les enregistrer.


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Une fois la revue des systèmes sauvegardée, elle apparaîtra sur le formulaire de rencontre.


SOAP

Au cours de l'examen, le patient s'est plaint des douleurs au dos. Donc le médecin créera une note SOAP en cliquant sur le menu déroulant « Clinique » et choisira l’option « SOAP ».


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.


Cela ouvrira l’écran SOAP Notes.


Subjective est ce qui est dit par le patient.

Objective sont les observations du médecin lors de la visite.

Assessment est la déclaration du prestataire médical de ce que le problème est.

Plan c’est ce que le prestataire souhaite faire dans cette situation - mentionner tout médicament à ordonner ou toute action à suivre.

Le médecin remplira le formulaire puis il cliquera sur le bouton « Sauvegarder ».

N’oubliez jamais de sauvegarder.


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Note de Frais

Le médecin Admin documentera la visite à des fins de facturation.

Du menu Rencontre, il cliquera sur le menu déroulant « Administrative » et sélectionnera « Note de Frais ».


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Gautner Andrew est un nouvel patient. Le médecin Admin sélectionnera « Detailed » sur la liste déroulante « New patient ».


Notez le type de code automatiquement entré, le code CPT4 associé à un nouveau patient.


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Le médecin entrera le cout pour la visite. Ensuite, il recherchera le code de diagnostic « ICD10 » pour « low back pain ».



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Le médecin choisira « ICD10 de M54.5 » pour « Low back pain » de menu déroulant « Chercher les résultats ». Cela ajoutera le code ICD10 sur la note de frais.


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Dans le code CPT4 se trouve la liste déroulante « Justifier ». Le médecin choisira le code ICD10 de M54.5 dans cette liste déroulante.



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Cela justifiera la visite à des fins d’assurance externe ou facturation.

Le médecin pourra sauvegarder la note de frais en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ».


Changement de statut

Lors que le médecin termine sa visite, il doit faire savoir au Flow Board qu’il reste encore une chose à faire avant que le patient puisse partir.


Il changera l'état actuel du patient sur le Flow Board de « < En salle d’examen » à « |Requires Action».


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Il s'agit d'un type de statut personnalisé préféré par cet établissement pour signaler qu'un autre membre du personnel doit être en mesure de prendre des mesures, telles que l'administration de médicaments, avant que le patient puisse partir.


  1. Médication


Lucy a vu le Flow Board mis à jour et sait qu'elle doit retourner au formulaire de rencontre pour voir ce qu'il faut faire.


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Lucy revient sur l'écran Rencontre pour voir l’ordonnance médicale dans la section Plan de la note SOAP.


Sur l'écran Rencontre Patient, Lucy a confirmé qu'aucune ordonnance n'avait encore été remplie.


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Lorsque Lucy cliquera sur le bouton « Editer » pour modifier l'onglet Prescription, un nouvel écran “Ajouter une prescription » ouvrera.


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Prescription

D’abord, Lucy entrera le nom du médicament et cliquera sur le lien « Cliquez ici pour rechercher » pour lancer la recherche.


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Le nom commercial du médicament affichera. Cliquez sur le lien « select » sous le nom commercial du médicament et ce médicament sera choisi.


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Entrez la quantité, les unités médicales et des informations supplémentaires.

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Cochez « Oui » pour ajouter ce médicament sur la liste des médicaments. Nous ne voulons pas remplacer ce médicament donc sélectionnez « ne pas substituer » sur la liste déroulante.


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Choisissez de distribuer 1 unité comme décrit ci-dessus.

Entrez le coût de cette ordonnance.


Choisissez Sauvegarder et distribuer en cliquant sur le bouton « Save and Dispense ».


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Un nouvel écran apparaitra indiquant que l’ordonnance a été effectuée.


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Gautner Andrew a maintenant une ordonnance pour Methacarbamol dans son dossier médical.


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Ajouter sur la note de Frais

Lucy ouvra la note de frais actuel. Elle recherchera le code de service/procédure CPT4 pour l'injection.


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Un menu déroulant affichera le code CPT4 de « injection »


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Une fois le champ de recherche sélectionné, la note de frais sera mise à jour avec les nouvelles informations.

Lucy recherchera le code HCPCS du médicament prescrit. Un menu déroulant affichera le code HCPCS du « Methocarbamol » puis elle cliquera sur le code.


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Le prix est inclus en fonction des informations déjà présentes dans le système. Si les couts ne sont pas dans le système, vous devrez les ajouter manuellement.

Notez que le code NDC n’est pas nécessaire pour les patients Cash Only. Il est utilisé uniquement à des fins de facturation d’assurance.


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La note de frais a maintenant toutes les informations nécessaires et chaque code est justifiée pour cette procédure d’ICD10 particulière.

Elle cliquera sur le bouton « Sauvegarder » pour enregistrer.

Lucy donnera à Gautner le médicament demandé. Maintenant, il faut documenter que cela s'est fait.

Documentation

De retour à l’écran Résumé du patient, Lucy développera l’onglet Prescription et cliquera sur le nom de la prescription. En cliquant sur « Editer », elle ouvrira l'écran de prescription.


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Lucy désélectionnera la case Actif. Dans l’entrée de texte « Notes », Lucy notera qu’il a été «donné par Lucy Sop» et enregistre le formulaire.



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En revenant sur l'écran de résumé du patient, Lucy développera maintenant l'onglet Médicaments.



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Le nouvel écran Médicaments indique le médicament actuellement commandé. Le statut est actif et doit être désactivé, car le médicament a été administré.


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Lucy changera la date de fin pour l'administration du médicament.



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Lucy ajoutera les Commentaires: donnés par Lucy Sop. Ensuite, Lucy changera le résultat en résolu.


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Comme d’habitude - n'oubliez pas de sauvegarder l'écran sur lequel vous vous trouvez.

L'onglet Médicaments à présent indique que le statut est résolu et n'est plus actif.

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Lucy créera une nouvelle note SOAP. Dans la section Plan, elle documentera ses actions.


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Lucy reviendra dans le Flow Board, sélectionnera le statut « Diagramme » et retirera le numéro de la salle de la liste.


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Lucy ramènera ensuite le patient à Jane à la réception.# La sortie


Jane cliquera sur « Frais » dans le menu principal pour la rencontre d’aujourd’hui. Dans la liste déroulante, elle cliquera sur « Vérification ».


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Ceci ouvrira l’écran Patient Vérification de Gautner Andrew.

Les frais ont été reportés sur l'écran de paiement. Le montant payé est par défaut le montant total à payer en totalité. Assurez-vous de changer cela s'il ne s'agit que d'un paiement partiel.


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Le mode de paiement en espèces est le mode de paiement préféré de nombreuses cliniques.

Si le paiement est effectué par chèque, choisissez « Check Payment » dans le menu déroulant « Payement Method » et entrez le numéro du référence dans l’entrée « Reference Number ».Le reçu peut maintenant être imprimé tel quel.


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Le reçu peut également afficher les détails des frais, y compris l’injection en cliquant sur « Montrer les détails ».


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À présent, Jane peut utiliser le Flow Board pour changer le statut en extrait.Jane peut également utiliser l’Agenda pour modifier le statut. Cependant, dans cet établissement, le Flow Board est préférable pour les changements de statut.


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6. Rapport de Flow Board

Le Flow Board est une aide précieuse pour le personnel, lui permettant de savoir où se trouve le patient dans le rendez-vous. Le Flow Board génère également un rapport sur les données collectées pour faciliter le suivi des performances du cabinet et d’autres utilisations.


Ce rapport peut être exécuté quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement en fonction des besoins du cabinet. Généralement, cela est géré par le responsable du cabinet ou par l'administrateur.


Pour les besoins de ce document, le responsable de cabinet établira le rapport sur ce patient vers la fin de la journée.

Du menu supérieur, le responsable du cabinet cliquera sur « Rapports ». Elle choisira le sous-menu « Visites » de la liste déroulante. Dans le sous menu déroulant « Visites », elle choisira « Patient Flow Board ». Cela ouvrira un nouvel écran.



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Elle choisira le «South West Practice » comme «Etablissement» et «Administrative» comme « Fournisseur ».


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La date de début doit être la date de la rencontre. La date de fin peut être le jour suivante pour assurer que toutes les informations sont visualisées.

Elle cliquera sur « Soumettre », une liste de patients correspondant aux paramètres choisis affichera.



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Elle cochera « Montrer les détails » et cliquera sur le bouton « Soumettre » pour voir le déroulement complet de la visite.

Nous avons maintenant le rapport détaillé du Flow Board pour la visite. Nous pouvons voir le temps que chaque changement de statut a eu lieu et combien de temps a été consacré à chaque segment de la visite du patient.


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Résumé

Nous avons rencontré les membres du personnel du South West Practice.


Nous avons suivi un patient de l’arrivée à la caisse et avons vu comment le médecin, l’infirmière et le personnel de la réception travaillaient avec lui.


Nous avons aussi vu comment le Flow Board de LHEHR suit et rend compte de l’ensemble de la rencontre.


NOTE: the contents of this documentation is the responsibility of the author.
If you have any questions please contact: Dankam Ytembe Therese at dankamtherese@gmail.com
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